Bij veel organisaties komen er op een gemiddelde dag heel wat bezoekers in het bedrijfspand. Denk hierbij niet alleen aan medewerkers en klanten maar ook aan leveranciers, monteurs, partners, postbezorgers of andere bezoekers. Hoe houdt u toezicht op alle mensen die aanwezig zijn in het pand? In ons vorige blog zijn we ingegaan op de werking van een toegangscontrolesysteem. In dit blog zullen we het meer specifiek hebben over bezoekersregistratie.
Hoe werkt bezoekersregistratie?
Het idee van bezoekersregistratie is simpel. Er wordt geregistreerd welke bezoekers er in uw pand zijn. Dit kan van pas komen bij incidenten zoals brandevacuaties. Het registreren van bezoekers kan natuurlijk gedaan worden door een receptiemedewerker en een papier waarop alle gegevens van de bezoekers worden ingevuld. Dit laatste is in het kader van de AVG niet meer toegestaan. Daarbij hebben niet alle bedrijven een receptie en niet elke receptie is non-stop bemand. Daarom wordt een digitale bezoekersregistratie steeds populairder binnen organisaties.
Bezoekers kunnen op deze manier zelf bij aankomst hun aanwezigheid melden. Dit kan bij een daarvoor bestemde terminal, waar bezoekers hun naam en het doel van hun bezoek kunnen doorgeven.
Vervolgens krijgt de betreffende medewerker een e-mail of sms, waardoor ze weten dat er een bezoeker is. Bezoekers krijgen een tijdelijke pas of badge, waarmee ze te herkennen zijn als bezoeker. Deze pas of badge kunnen ze na afloop van hun bezoek weer inleveren. Bij het verlaten van het pand zet de bezoeker dan nog een handtekening op de terminal, om zo het bezoek af te sluiten.
Waarom bezoekersregistratie?
Het heeft verschillende voordelen om te werken met een digitale bezoekersregistratie:
- Er zijn geen menselijke handelingen nodig.
- U weet precies wie er in het pand aanwezig is. Niet alleen de aanwezigheid van medewerkers, maar ook die van bezoekers zijn bij u bekend. Dit kan belangrijk zijn wanneer er een incident is, zoals een brandevacuatie.
- Medewerkers worden automatisch op de hoogte gesteld. Zodra een bezoeker zijn of haar aanwezigheid heeft doorgegeven, wordt dit automatisch doorgegeven aan de desbetreffende medewerker. Dat kost verder geen moeite of tijd.
- Digitale opslag. De bezoeken worden automatisch digitaal opgeslagen. Zo kost het u geen papier of tijd om bij te houden welke bezoeker er wanneer in uw pand is geweest.
Kelio Bezoekers
Met de softwareoplossing Kelio Bezoekers, kunt u uw ontvangstmanier vernieuwen. De module is in 17 talen beschikbaar, en maakt het makkelijk om bezoekers te ontvangen. Daarnaast zorgt de module voor een betere toegangscontrole, doordat u weet wie er in het pand is en met welk doel.
Geplande bezoekers kunnen hun komst van tevoren aangeven. Hierdoor krijgen zij van tevoren per mail een QR-code en een herinnering voor het bezoek. Ongeplande bezoekers kunnen zich eenvoudig ter plekke aanmelden.
Denkt u dat een digitale bezoekersregistratie waardevol kan zijn voor uw organisatie?
Neem gerust contact op.
Dan kijken we samen hoe we de software het beste bij uw organisatie kan aansluiten.
