Het bijhouden van gewerkte uren is voor elk bedrijf belangrijk. U krijgt namelijk inzicht in hoeveel uren een medewerker gewerkt heeft, hoeveel tijd aan een taak of project besteed is en u heeft een verantwoording voor eventuele klanten waarvoor gewerkt is. Maar allereerst is het bijhouden van uren natuurlijk ook nodig om de gewerkte uren uit te kunnen betalen aan werknemers.
Dit bijhouden, invoeren of doorgeven van gewerkte uren is veelal niet de meest favoriete bezigheid, maar moet wel zorgvuldig gebeuren. En dat kan op allerlei verschillende manieren. Een ouderwetse manier van uren bijhouden is bijvoorbeeld met papier, maar tegenwoordig kiezen de meeste bedrijven voor online tijdschrijven. Dit is efficiënter en zorgt voor een beter inzicht in het bedrijf.
Online tijdschrijven
Online tijdschrijven houdt in dat de uren van medewerkers online worden bijgehouden. Dit kan simpelweg een online Excel-document zijn, waar medewerkers zelf hun uren invullen. Maar het kan ook zo zijn dat een bedrijf gebruik maakt van een in- en uitkloksysteem, waar medewerkers hun aankomst en vertrek registreren. Dat kan bijvoorbeeld door middel van een badge of vingerafdruk. Er bestaan steeds meer tools waarin de uren kunnen worden geregistreerd. Steeds meer organisaties maken voor de online urenregistratie gebruik van daarvoor bestemde software.
Tijdwinst door online tijdschrijven
Door met software de gewerkte uren online op te slaan, bespaart u tijd. Dat heeft twee hoofdoorzaken:
- Minder handelingen
Ten eerste hoeven er minder handelingen te worden verricht, wat direct resulteert in tijdsbesparing. Bij een in- en uitkloksysteem worden de gewerkte uren van een werknemer bijvoorbeeld automatisch opgeslagen. Maar een organisatie kan ook werken met een bepaalde applicatie die medewerkers op hun computer, laptop of telefoon kunnen bedienen. De ingevoerde uren kunnen dan bijvoorbeeld aan het eind van de maand automatisch naar de salarisadministratie of het ERP-systeem worden doorgestuurd. Zo scheelt het niet alleen tijd voor de werknemers zelf, maar ook voor de administratie.
Afhankelijk van de software is het ook mogelijk om bijvoorbeeld met dezelfde software verlofaanvragen te doen. In combinatie met een online planning kan dat sneller worden afgehandeld. Ook op deze manier is het mogelijk om tijd te besparen. - Steeds meer inzicht in tijdsbesteding
De tweede oorzaak van tijdsbesparing is het feit dat een online urenregistratie zal resulteren in meer inzicht in tijdsbesteding. Het wordt namelijk makkelijker om de uren naast elkaar te leggen en te analyseren. Zo is dus in te zien aan welke taken of projecten er meer of minder tijd is besteed dan van tevoren ingepland. Ook ziet u waar de kwaliteiten en valkuilen van medewerkers liggen. Met deze kennis kunt u beter anticiperen op projecten in de toekomst. Die kunt u namelijk efficiënter afstemmen op de werkvraag en het aanbod qua personeel. Ook dat bespaart tijd. Zie ook ons blog over de voordelen van een capaciteitsplanning.
Tijdregistratiesoftware van Kelio
Een mogelijkheid voor online tijdschrijven is de Mijn Kelio (Employee Self Service) software. Deze tijdregistratiesoftware bestaat uit een tool die werknemers kunnen gebruiken op hun eigen apparaten. Dit kan op de werkvloer zelf zijn, maar ook vanuit huis of vanaf een andere flexibele werkplek. Met hun persoonlijk account kunnen ze eenvoudig hun begin- en eindtijd registreren. Ook kunnen ze aangeven hoe lang ze aan een bepaald project of een bepaalde taak hebben gewerkt.
Deze uren worden vervolgens aan het einde van de periode doorgestuurd naar de administratie of het salarissysteem.
Meer mogelijkheden
Maar elk bedrijf is anders, en dus heeft elk bedrijf behoefte aan andere mogelijkheden als het gaat om automatiseren of online opslaan. Daarom biedt de software van Kelio meer dan alleen urenregistratie. Zo kunnen medewerkers ook verlofaanvragen doen, documenten sturen of vergaderruimtes reserveren. Ook is de software te koppelen aan planningssoftware of software voor toegangscontrole. Kelio biedt zo een compleet systeem, dat toepasbaar is op allerlei verschillende bedrijven in verschillende bedrijfstakken.
Bent u benieuwd wat de software van Kelio voor uw bedrijf kan betekenen en hoe u daarmee tijd kunt besparen?
Neem gerust contact met ons op.
Met meer dan dertig jaar ervaring in het ontwikkelen van software voor onder andere tijdregistratie, helpen we u graag op een manier die past bij uw bedrijf.
