In gesprek met Marco Oude Nijeweme, ICT-manager
“We hadden ontzettend veel papierwerk. Dat was heel erg ouderwets.”
“Eén van de zaken waarom we voor de oplossingen van Kelio kiezen, is de mogelijkheid om direct te zien of een medewerker binnen of buiten het pand is. Dat is essentieel voor de BHV-organisatie.”
Context
Eshuis B.V. is sinds 1891 kwaliteitsdrukker van etiketten voor verpakkingen. Ze zijn de innovator van het zelfklevende etiket. Met 160 collega’s rollen ze dagelijks tot wel 5.000.000 etiketten en verpakkingen van de pers. Ze leveren drukwerk op maat of er kan worden besteld via de webshop. Ook maken ze flexibele verpakkingen en shrink sleeves.
De initiële behoefte
Vóór de keuze van Kelio werden er nog papieren van de voorman naar de administratie gebracht, die vervolgens weer terug naar de voorman gingen. Deze bevatten informatie over de gewerkte uren van medewerkers. Dit handwerk werd vervolgens bijgehouden in Excel. Deze administratie voldeed niet meer aan de behoeften van deze tijd. Eshuis was daardoor opzoek naar een snelle en tegelijk betrouwbare manier van urenregistratie.
Oplossing
Om de aanwezigheid van het personeel bij te houden, heeft Eshuis gekozen voor de aanwezigheidsregistratie van Kelio. Hierin kunnen medewerkers zich met een tag/druppel aanmelden op de boekingsterminal die tevens dient als bezoekersterminal. Alle 160 medewerkers van Eshuis maken ook gebruik van Mijn Kelio, een eigen portal waarin de medewerkers hun eigen totalen kunnen zien en verlof aan kunnen vragen. Dit draagt voor de HR bij aan een overzichtelijke verlofregistratie.
Inmiddels kan de leidinggevende ook inzien wie er thuiswerken.
“Bijkomend voordeel van de aanwezigheidsmodule is dat we live op de telefoon kunnen zien wie in het pand is en dus bij calamiteiten de BHV van essentiële informatie kunnen voorzien over de locatie van onze medewerkers.” - Marco Oude Nijeweme, ICT-manager
Voor leidinggevenden geeft de software zicht op verlofregistratie en met name overwerk. De klokuren matrix die voorheen met de hand werd berekend, wordt nu automatisch uitgevoerd in het Kelio systeem. Dit zorgt automatisch voor inzicht op het overwerk. Het systeem geeft dus zelf aan in welk percentage overwerk de medewerkers belanden. Middels de module Kelio Paylink draait het systeem een export die binnen ADP ingelezen wordt. De gewerkte en afwezige uren hoeven dus niet handmatig ingevoerd te worden en zijn gelijk foutloos doorgegeven.
De samenwerking met Kelio
De keuze voor Kelio zorgt voor enorm veel tijdsbesparing. Doordat er geen papierwerk meer bij komt kijken, geeft het de administratie overzicht op het gebied van gewerkte uren, overwerk en verlofaanvragen. Daarnaast geeft het werknemers zicht op welke momenten ze binnen de eigen verlofuren het beste vrij kunnen vragen.
“Inmiddels heeft Eshuis ook zicht op de thuiswerkers. Hierdoor wordt het nog overzichtelijker voor de BHV welke medewerkers aanwezig zijn, wie zich als veilig gemeld hebben en wie nog in het pand aanwezig is”.
“Er zijn af en toe situaties waarvan we ons afvragen hoe we verder moeten in het systeem. Of hoe we bepaalde zaken aanpakken. We kunnen bij Kelio dan eenvoudig een online ticket invullen. Deze wordt op de dag zelf en anders de volgende dag via mail of telefonisch beantwoord.”
De toekomst
Inmiddels is Kelio helemaal ingebed in de organisatie, waardoor er ruimte is om naar de toekomst met Kelio te kijken. Er zijn nu plannen in ontwikkeling om aansluitend de planningsmodule van Kelio te integreren in de bedrijfsvoering van Eshuis: het is namelijk een hele puzzel om de personeelsplanning rond te krijgen én te matchen met het machinepark. De vraag ‘welke werknemer, met welke specifieke kwaliteiten kan welk orderpakket aan een machine draaien?’ wordt hierdoor geautomatiseerd beantwoord.
