In gesprek met Sabine Leemhuis, HR en Customer Care medewerker
“We zijn tevreden over Kelio. Ze hebben korte lijnen en een goed werkende customer service met een online ticket systeem. Je krijgt snel antwoord met vaak de oplossing al aangedragen.”
“Kelio heeft voor ons het inklokken op het eigen rooster ingevoerd en verminderde administratie voor de gewerkte uren van medewerkers mogelijk gemaakt. Dit scheelt ons tot wel 2 uur per dag op het invoeren van de uren. Met het moderne kloksysteem gebeurt de registratie automatisch.”
Context
JBT FTNON is een internationale machinefabriek voor de voedingsmiddelenindustrie. Met name voor de versafdeling en thermische processen. Het bedrijf bestaat inmiddels 60 jaar en is een globale frontrunner als het gaat om hygiënische oplossingen voor de verwerking van voedsel.
De initiële behoefte
“We hadden nog een kloksysteem volgens de ouderwetse stempel. Het was een stempelautomaat waarmee elk uur geklokt werd. Dit was een ontzettend tijdrovend proces.”
De receptioniste voerde deze kloktijden handmatig in voor elke medewerker. Het was een foutgevoelig systeem dat extra werk kostte voor de organisatie. JBT FTNON zocht naar een modern systeem die deze extra handelingen weg zou nemen. Bijkomende wens was dat medewerkers konden blijven klokken zoals ze gewend waren.
Oplossing
De machinefabriek heeft in totaal 5 modules bij Kelio afgenomen:
In- en uitklokken via de moderne boekingsterminal
Met Kelio verving de fabriek oude boekingsterminals door moderne kloksystemen. Medewerkers kunnen hiermee blijven in- en uitklokken bij binnenkomst en vertrek zoals ze gewend zijn. Deze automatische registratie scheelt voor de receptioniste veel tijd aan het roostertijden bijhouden. De HR hoeft alleen nog de uren te controleren. In totaal scheelt dit wel 8 uur per week.
Tijdregistratie software
De boekingsterminals staan in directe verbinding met tijdregistratie software. Dit maakt het inklokken modern en eenvoudig. Dit zorgt ervoor dat medewerkers op het eigen rooster inlokken en dat de uren automatisch bijgehouden worden. In een eigen omgeving kan de leidinggevende volgen hoeveel uren medewerkers hebben gewerkt en of dat overeenkomt met de afgesproken uren.
Standaard planning
Voor de verschillende afdelingen maakt de HR specifieke roosters aan. Dit heeft te maken met de functies die uitgevoerd worden. Op managementniveau werken medewerkers namelijk vaste tijden. Voor (sales) engineers en de logistiek worden deze uren veel flexibeler over de dag en week verspreidt. De roosters is onderdeel van de tijdregistratiesoftware. Alle medewerkers klokken hierdoor in op het eigen specifieke afdelingsrooster.
Afwezigheidsregistratie
Het zicht op afwezigheid is niet alleen voor de roostermaker van belang, maar ook voor de medewerkers. In deze module kunnen ze de vakantie saldi inzien en krijgen ze zicht op vrije dagen. Daarnaast vragen medewerkers hierin de vakantiedagen aan, zodat verlof altijd overzichtelijk op één centrale plek bijgehouden wordt.
Toegangscontrole
Als extra functie heeft JBT FTNON gekozen voor de module toegangscontrole. Hiermee kunnen alleen de daarvoor geregistreerde personen een specifieke ruimte betreden. Dit is om te voorkomen dat ongeautoriseerde personen (denk aan bezoekers) zonder begeleiding de fabriekshal binnenlopen.
De samenwerking met Kelio
JBT FTNON is met name tevreden over de korte lijnen met Kelio. Hierdoor zijn de medewerkers bereikbaar en behulpzaam. “Het is gemakkelijk om online een ticket in te dienen met jouw vraag. Daar wordt heel snel op gereageerd. Hierin krijg je een oplossing aangedragen, waarna ook telefonisch contact wordt opgenomen met de vraag of alles duidelijk is. Dat is een prettige samenwerking.”
De toekomst
JBT FTNON zal ook in de toekomst gebruik blijven maken van dit systeem. Of er nu veel of minder medewerkers aanwezig zijn, dit systeem werkt prettig als het gaat om de toegang tot ons gebouw alsmede het klokken van de uren. Met een simpele druppel is dit dagelijks goed vast te leggen en in te zien. Ook het vakantieregistratie systeem werkt prettig en overzichtelijk zowel voor HR als voor de medewerkers. Het fijne aan de samenwerking is ook het adequaat oplossen van vragen en het meedenken in specifieke gevallen.
